... und hier ein paar Tips zu MS-Excel®
Aus meiner beruflichen Praxis als EDV-Trainer habe ich hier einige zum Teil etwas "haarige" Probleme aufgeführt, die in den Kursen immer wieder nachgefragt werden. Eine Garantie oder Gewährleistung für die aufgeführten Lösungsmöglichkeiten übernehme ich allerdings nicht! Auch bin ich nicht haftbar zu machen für irgendwelche wie auch immer geartete Schäden! Das Verwenden der Tips und/oder Lösungen geschieht auf eigene Gefahr!!! Mein Rat: Teste die Tips und Lösungen in einer LEEREN Mappe, bevor Du sie einsetzt! Eine Mappe mit den unten aufgeführten Beispielen und Problemlösungen steht (natürlich kostenfrei) als Excel 5.0/95/97/2000-Mappe zur Verfügung: Beispiel-Mappe (ZIP-Datei, ca. 6 KB)
1. Zeitberechnungen Bei Excel gibt es einige Besonderheiten zu beachten, wenn es um Zeitberechnungen geht. Für Excel sind Stunden und Minuten oder auch Sekunden ganz einfach (?) Bruchteile eines Tages mit 24 Stunden, eine Stunde ist also 1/24 Tag. Es ist somit nicht ganz einfach, beispielsweise eine Monats-Arbeitszeitberechnung oder Ähnliches zu realisieren. Deshalb hier ein paar Tips:
Problem 1: Zeiten berechnen Es soll die Arbeitszeit aus Arbeitsbeginn (Zelle A2) und Arbeitsende (Zelle B2) errechnet werden. Lösung: Errechne die Arbeitszeit mit der Formel =B2-A2 Achtung: Wenn es sich um eine Nachtschicht handelt, geh' vor, wie bei Problem 3 beschrieben! Problem 2: Zeitsumme Es sollen Arbeitszeiten errechnet und addiert werden, Excel kann von Haus aus jedoch nur Zeiten bis maximal 24 Stunden addieren und fängt dann wieder bei 00:00 Stunden an zu zählen. Lösung: Erstelle für die Summenzelle das beutzerdefinierte Zahlenformat [hh]:mm und formatiere die Summenzelle mit diesem neuen Zahlenformat. Soll bei weniger als 10 Stunden keine führende Null angezeigt werden, lautet das Format [h]:mm. Sollen auch die Sekunden angezeigt werden, müssen die Formate [hh]:mm:ss bzw. [h]:mm:ss lauten.
Problem 3: Nachtschicht Es sollen Arbeitszeiten errechnet werden, Excel kann von Haus aus jedoch nicht mit negativen Zeiten rechnen. Bei einer Nachtschicht liegt der Arbeitsbeginn aber z.B. bei 20:00 Uhr des einen Tages und das Arbeitsende bei z.B. 06:00 Uhr des nächsten Tages. Lösung: Errechne alle Arbeitszeiten mit folgender Formel (Zelle A2 ist Arbeitsbeginn, Zelle B2 ist Arbeitsende): =WENN(B2-A2<WERT("00:00");WERT("24:00")-A2+B2;B2-A2)
2. Datumsberechnungen/Datumsformate Auch beim Umgang mit einem Datum ist Excel etwas eigensinnig. Die Zeitrechnung beginnt für dieses Programm beim 01.01.1900, das bedeutet, daß Excel ein Datum nicht als "echtes" Datum behandelt, sondern als sogenannte serielle Zahl (Anzahl der Tage seit dem 01.01.1900). Nur so kann Excel mit einem Datum rechnen. Ein paar Beispiele:
Problem 1: Abstand Du möchtest wissen, wieviele Tage zwischen einem Datum und einem anderen Datum liegen Lösung: Vorausgesetzt, in Zelle B2 steht das "größere" Datum und in Zelle A2 das "kleinere" Datum, errechne die Anzahl der Tage dazwischen mit der Formel =B2-A2 Nun musst Du ggf. nur noch die Formelzelle in das Zahlenformat "Standard" umformatieren.
Problem 2: Wie alt in Tagen? Du möchtest wissen, wieviele Tage Du alt bist Lösung: Trage z.B. in Zelle A2 Dein Geburtsdatum ein und in Zelle B2 das heutige Tagesdatum. Trage dann in Zelle C2 die Formel =B2-A2 ein und gib der Formelzelle das Standard-Zahlenformat. Auf die gleiche Art und Weise kannst Du berechnen, in wieviel Tagen Weihnachten ist oder wieviele Tage es noch bis zur nächsten Jahreswende sind.
Problem 3: Tagesdatum Du möchtest in einer Zelle immer das aktuelle Tagesdatum (z.B. als Bearbeitungsstand) sehen Lösung: Trage in die Zelle die Funktion =heute() ein. Zwischen den Klammern DARF ABSOLUT NICHTS stehen, auch kein Leerzeichen! Das Datum wird bei jedem Neuberechnen der Tabelle (was Excel permanent durchführt) und natürlich auch jedes Mal beim Öffnen der Mappe aktualisiert.
Problem 4: Datumsteile anzeigen In Zelle A2 steht ein Datum, in der Zelle B2 willst Du den Tag oder den Monat oder das Jahr oder den Wochentag des Datums aus A2 angezeigt haben Lösung: Trage in die Zelle B2 die Funktion =tag(A2) oder =monat(A2) oder =jahr(A2) oder =wochentag(A2) ein. Formatiere auch hier ggf. die Zelle mit der Funktion im Standard-Zahlenformat.
Problem 5: Tag oder Monat ausgeschrieben anzeigen Du willst den in Problem 4 ermittelten Tag, Wochentag oder Monat nicht in Zahlenform, sondern in abgekürzter oder komplett ausgeschriebener Form anzeigen lassen Lösung: Erzeuge für die entsprechende(n) Zelle(n) ein benutzerdefiniertes Zahlenformat, und zwar: für den ausgeschriebenen Wochentag das Format TTTT für den abgekürzten Wochentag das Format TTT für den ausgeschriebenen Monat das Format MMMM für den abgekürzten Monat das Format MMM
Problem 6: Datum komplett mitsamt Wochentag anzeigen Du willst eine Datumszelle in folgender Form angezeigt haben: Sonntag, 23. April 2000 Lösung: Hier muß man wissen, dass man nahezu jedes beliebige Zahlenformat selbst erstellen kann, also z.B. Ltr./100 Km oder eben das oben erwähnte. Wichtig ist, dass bei den benutzerdefinierten Zahlenformaten zusätzlicher Text (wie beispielsweise Leerzeichen, Kommas oder Ltr. usw.) in Anführungszeichen stehen muß Erzeuge für die entsprechende Zelle ein benutzerdefiniertes Zahlenformat, und zwar: TTTT", "TT." "MMMM" "JJJJ Natürlich kannst Du beim Wochentag und/oder beim Monat auch die abgekürzten Namen und die Jahreszahl zweistellig anzeigen lassen, also z.B. so: TTT", "TT." "MMM" "JJ
3. Zahlen- und andere Reihen Mit der Excel-Version 3.0 wurde die genialste Funktion in das Programm eingebaut, die in einer Tabellenkalkulation denkbar ist: das sogenannte "Ausfüllkästchen". Immer wenn eine einzelne Zelle oder ein zusammenhängender Zellbereich markiert ist, siehst Du in der rechten unteren Ecke des Markierungsrahmens ein kleines schwarzes Quadrat. Wenn Du mit dem Mauszeiger genau draufzeigst, ändert dieser seine Form, er wird zum einfachen Kreuz. Ziehe jetzt mit der linken Maustaste über Nachbarzellen (rechts, links, oben oder unten), dann wird der Zellinhalt in die Nachbarzellen übertragen, die wir "überfahren", solange die linke Maustaste gedrückt bleibt. Ein paar Beispiele:
Problem 1: Text ausfüllen Text soll unverändert in die Nachbarzellen übertragen werden Lösung: Schreibe den Text in die erste Zelle, die ihn enthalten soll und bestätige die Eingabe. Zeige auf das Ausfüllkästchen (der Mauszeiger muß zum einfachen Kreuz werden!) und ziehe bei gedrückter linker Maustaste über die gewünschte Anzahl benachbarter Zellen.
Problem 2: Text mit Zahlen ausfüllen Text mit Zahlenelement soll in die Nachbarzellen übertragen werden, dabei soll die Zahl jeweils um den Wert 1 erhöht (also "hochgezählt") werden Lösung: Schreibe den Text (z.B. Abteilung 1) in die erste Zelle, die ihn enthalten soll und bestätige die Eingabe. Zeige auf das Ausfüllkästchen (der Mauszeiger muß zum einfachen Kreuz werden!) und ziehe bei gedrückter linker Maustaste über die gewünschte Anzahl benachbarter Zellen. Die Zahl wird dabei hochgezählt, der Text bleibt unverändert.
Problem 3: Monatsnamen Die Monatsnamen sollen "hochgezählt" und in die Nachbarzellen übertragen werden Lösung: Schreibe den ersten gewünschten Monatsnamen in eine Zelle und ziehe das Ausfüllkästchen in die gewünschte Richtung. Das funktioniert auch mit abgekürzten Monatsnamen (jan, feb usw.). Ob Du die Monatsnamen groß oder klein schreibst, ist unerheblich.
Problem 4: Wochentage Die Wochentagsnamen sollen "hochgezählt" und in die Nachbarzellen übertragen werden Lösung: Schreibe den ersten gewünschten Wochentagsnamen in eine Zelle und ziehe das Ausfüllkästchen in die gewünschte Richtung. Das funktioniert auch mit abgekürzten Wochentagssnamen (so, mo usw.). Ob Du die Wochentagsnamen groß oder klein schreibst, ist unerheblich.
Problem 5: Zahlenreihen Du willst eine Zahlenreihe hochzählen und in die Nachbarzellen übertragen Lösung: Schreibe die erste gewünschte Zahl in eine Zelle und eine zweite Zahl (die den gewünschten Zahlenabstand von der ersten Zahl hat) in eine zweite Zelle. Trage also z.B. in Zelle A2 die Zahl 1 und in Zelle B2 die Zahl 2 ein. Markiere beide Zellen und ziehe das Ausfüllkästchen in die gewünschte Richtung.
Problem 6: Formeln und Funktionen Du willst Formeln bzw. Funktionen in die Nachbarzellen übertragen Lösung: Schreibe die gewünschte Formel oder Funktion in die erste gewünschte Zelle und bestätige die Eingabe. Markiere die Formelzelle und ziehe das Ausfüllkästchen in die gewünschte Richtung. Excel verändert dabei die Formel/Funktion und paßt alle darin verwendeten Zellnamen der neuen Position an.
Übrigens betreibt Hans Herber einen eigenen Excel-Server mit weiteren Tips, Tricks, Downloads und Links unter der Adresse www.herber.de Und noch etwas: ein Wahnsinns-Forum zu allen möglichen Bereichen der EDV (auch zu Excel) gibt es unter der Adresse www.spotlight.de To be continued ... Wird fortgesetzt ... To be continued ... Wird fortgesetzt ... To be continued ... Wird fortgesetzt ... To be continued ... Wird fortgesetzt ... To be continued ... Wird fortgesetzt |